Desafío
Solución
Sobre la empresa
Polycam simplifica el escaneo 3D para equipos de todos los tamaños
La segregación de costos ofrece a los propietarios una estrategia fiscal poderosa: al analizar los componentes de un edificio, como accesorios, cableado y pisos, identifica activos que pueden depreciarse mucho más rápido que la estructura del edificio, lo que a menudo reduce significativamente los ingresos imponibles. Sin embargo, realizar estos estudios detallados tradicionalmente ha sido lento, costoso y dependiente de procesos manuales. El veterano en software y CPA Greg DiNardo reconoció la necesidad de un mejor método y cofundó SegTax en noviembre de 2023. Su misión es clara: aprovechar tecnología accesible como Polycam para ofrecer servicios de segregación de costos más rápidos, asequibles y altamente precisos.
«Sentíamos que teníamos que crear algo propio», comenta DiNardo al reflexionar sobre la evolución del mercado. «Nuestro objetivo es automatizar cerca del 80 % del proceso de segregación de costes. Esto revaloriza a nuestros profesionales cualificados, liberándolos de la tediosa recopilación de datos y de las tareas manuales para que dejen de ser meros ejecutores y pasen a ser revisores eficientes, centrados en el análisis de alto valor y la supervisión experta».
La carga de la segregación de costos tradicional
Históricamente, realizar un estudio de segregación de costos ha sido una tarea costosa y que requiere mucha mano de obra. Exigía que los ingenieros o contadores públicos viajaran físicamente a cada propiedad, equipados con poco más que una cinta métrica, una cámara y un bloc de notas. Documentar un edificio implicaba horas de meticulosas mediciones manuales y toma de fotografías, a menudo de 4 a 8 horas en el sitio, sin contar el tiempo de viaje.
"Recopilar mediciones detalladas e información de activos requería que alguien estuviera en el sitio", explica DiNardo. Este enfoque manual no solo era lento; era susceptible a errores. "Con múltiples propiedades, recordar detalles exactos con precisión basándose solo en notas y fotos se vuelve un desafío, lo que conlleva el riesgo de perder datos o generar inconsistencias". Olvidar incluso una sola medición podría significar un costoso viaje de regreso.
La ineficiencia se extendía más allá de la visita al sitio. De vuelta en la oficina, el equipo enfrentaba la ardua tarea de traducir notas escritas a mano y correlacionar fotos con bases de datos de estimación de costos como RSMeans. Esto implicaba buscar manualmente los costos de cientos de componentes, desde tipos de pisos hasta accesorios de iluminación, y luego ingresar meticulosamente estos datos en hojas de cálculo para su cálculo, un proceso propenso a errores de transcripción y que consume decenas de horas. En consecuencia, los estudios tradicionales podían costar fácilmente más de 10.000 dólares y extenderse durante semanas o meses.
Encontrar una solución accesible y rica en datos con Polycam
SegTax necesitaba una forma de recopilar datos inmobiliarios precisos y exhaustivos de manera digital, evitando los cuellos de botella manuales. La creciente presencia de escáneres LiDAR en dispositivos estándar como el iPhone abrió una gran oportunidad, pero requerían el socio de software adecuado. «La tecnología no ha dejado de mejorar, siendo cada vez más fiable y precisa», señala DiNardo.
Tras evaluar a una decena de proveedores, Polycam destacó como la opción indiscutible. «Al analizar las distintas opciones, Polycam nos impresionó por la calidad de sus escaneos, la velocidad de procesamiento y su intuitiva experiencia de usuario», recuerda DiNardo. Y lo que es más importante: Polycam proporcionó la base de datos esencial que SegTax requería. «Poder exportar medidas detalladas y datos de activos directamente desde Polycam a nuestro software fue, sinceramente, el factor clave para elegirlos». A diferencia de otras soluciones con tarifas prohibitivas por escaneo o por superficie, el modelo de suscripción de Polycam encajaba a la perfección con la visión escalable de SegTax. Desde sus inicios, SegTax integró Polycam en el núcleo de su flujo de trabajo.
Optimización de estudios con escaneos LiDAR y datos inteligentes
SegTax utiliza el Space Mode de Polycam en iPhones equipados con LiDAR para realizar todos los escaneos de interiores. En un plazo de una a dos horas —lo que supone una reducción del 75 % del tiempo in situ respecto a los métodos tradicionales— capturan un plano y un modelo 3D detallados y dimensionalmente exactos, eliminando por completo la toma de notas y mediciones manuales.
El verdadero salto en eficiencia se produce tras el escaneo. SegTax exporta datos exhaustivos directamente desde los informes espaciales de Polycam: superficies, medidas lineales de elementos como armarios, dimensiones de ventanas e identificación automática de activos como electrodomésticos. «Polycam ofrece unas métricas excepcionales», afirma DiNardo, «...fundamentales para volcarlas en nuestro software y automatizar gran parte del proceso de segregación de costes». «Con Polycam», añade, «literalmente vuelves a tu mesa y tienes toda la propiedad al alcance de la mano: un registro digital completo».
Aunque el software de SegTax automatiza gran parte del procesamiento y análisis de datos, un experto realiza un paso de revisión crucial comparando el escaneo visual de Polycam con los datos exportados. Esto les permite identificar con precisión materiales específicos —distinguiendo, por ejemplo, entre alfombras estándar y suelos de vinilo—, asegurando una clasificación correcta para los cálculos de depreciación. Esta supervisión humana garantiza la precisión, mejorada por los detalles visuales de Polycam, un paso que SegTax planea optimizar aún más con aprendizaje automático.
Entregando un valor medible
Al integrar Polycam y automatizar gran parte del trabajo, SegTax reduce drásticamente el esfuerzo manual, lo que les permite ofrecer estudios a aproximadamente un tercio del costo de los proveedores tradicionales. Esto hace que los beneficios de la segregación de costos sean accesibles para una gama mucho más amplia de propietarios. Además, eliminar la necesidad de viajes costosos y lentos para la recopilación de datos primarios permite a SegTax atender a clientes de todo el país de manera eficiente.
La precisión y la documentación experimentan una mejora significativa. "Los métodos tradicionales tienen un componente de error humano incorporado", dice DiNardo. "Polycam ayuda a eliminar gran parte de eso, asegurando que los datos que capturamos sean precisos desde el principio". El escaneo de Polycam sirve como un registro digital preciso de la propiedad en el momento del estudio. "Si alguna vez ocurriera una auditoría años después, tienes esta increíble documentación de Polycam que muestra la propiedad en el estado exacto en que se encontraba durante el estudio", explica DiNardo, minimizando la ambigüedad y proporcionando un respaldo sólido.
Los clientes reciben resultados más rápidos a través de un proceso menos intrusivo, disfrutan de importantes ahorros de costos y obtienen tranquilidad gracias a la documentación digital de alta fidelidad.
Visión de futuro: más allá de la segregación de costos
SegTax está bien encaminado para lograr una automatización del 80-90% en la mayoría de los estudios, con el objetivo de alcanzar un tiempo total de generación de informes de solo 3-5 horas, en comparación con las 30-50 horas habituales tradicionalmente. Polycam sigue siendo fundamental para esta visión, especialmente con la futura integración de IA para tareas como la identificación de materiales.
DiNardo vislumbra un potencial aún mayor. «Consideramos la segregación de costes solo como nuestro punto de partida. La forma en que aprovechamos los datos LiDAR de Polycam nos abre las puertas para aplicar un enfoque automatizado similar a otras estrategias fiscales inmobiliarias y, potencialmente, dar servicio a mercados completamente nuevos».
SegTax ejemplifica cómo las startups innovadoras pueden aprovechar herramientas accesibles y potentes como Polycam para modernizar industrias establecidas. Al automatizar procesos tediosos, potencian a los expertos, ofrecen un valor excepcional y redefinen la eficiencia en los servicios fiscales inmobiliarios.