Desafío
Solución
Sobre la empresa
La segregación de costos ofrece a los propietarios una estrategia fiscal poderosa: al analizar los componentes de un edificio, como accesorios, cableado y pisos, identifica activos que pueden depreciarse mucho más rápido que la estructura del edificio, lo que a menudo reduce significativamente los ingresos imponibles. Sin embargo, realizar estos estudios detallados tradicionalmente ha sido lento, costoso y dependiente de procesos manuales. El veterano en software y CPA Greg DiNardo reconoció la necesidad de un mejor método y cofundó SegTax en noviembre de 2023. Su misión es clara: aprovechar tecnología accesible como Polycam para ofrecer servicios de segregación de costos más rápidos, asequibles y altamente precisos.
"Sentimos que teníamos que construir algo", comparte DiNardo, reflexionando sobre los cambios en el mercado. "Nuestro objetivo es automatizar alrededor del 80% del proceso de segregación de costos. Esto eleva a nuestros profesionales cualificados, liberándolos de la tediosa recopilación de datos y los procesos manuales para que puedan pasar de ser 'ejecutores' manuales a 'revisores' eficientes centrados en el análisis de alto valor y la supervisión experta".
La carga de la segregación de costos tradicional
Históricamente, realizar un estudio de segregación de costos ha sido una tarea costosa y que requiere mucha mano de obra. Exigía que los ingenieros o contadores públicos viajaran físicamente a cada propiedad, equipados con poco más que una cinta métrica, una cámara y un bloc de notas. Documentar un edificio implicaba horas de meticulosas mediciones manuales y toma de fotografías, a menudo de 4 a 8 horas en el sitio, sin contar el tiempo de viaje.
"Recopilar mediciones detalladas e información de activos requería que alguien estuviera en el sitio", explica DiNardo. Este enfoque manual no solo era lento; era susceptible a errores. "Con múltiples propiedades, recordar detalles exactos con precisión basándose solo en notas y fotos se vuelve un desafío, lo que conlleva el riesgo de perder datos o generar inconsistencias". Olvidar incluso una sola medición podría significar un costoso viaje de regreso.
La ineficiencia se extendía más allá de la visita al sitio. De vuelta en la oficina, el equipo enfrentaba la ardua tarea de traducir notas escritas a mano y correlacionar fotos con bases de datos de estimación de costos como RSMeans. Esto implicaba buscar manualmente los costos de cientos de componentes, desde tipos de pisos hasta accesorios de iluminación, y luego ingresar meticulosamente estos datos en hojas de cálculo para su cálculo, un proceso propenso a errores de transcripción y que consume decenas de horas. En consecuencia, los estudios tradicionales podían costar fácilmente más de 10.000 dólares y extenderse durante semanas o meses.
Encontrar una solución accesible y rica en datos con Polycam
SegTax necesitaba una forma de capturar datos de propiedades de manera digital, precisa y completa, evitando los cuellos de botella manuales. La creciente disponibilidad de escáneres LiDAR en dispositivos estándar como los iPhone presentaba una posibilidad, pero necesitaban el socio de software adecuado. "La tecnología ha ido mejorando cada vez más, siendo más fiable y precisa", señala DiNardo.
Tras evaluar a unos diez proveedores, Polycam se convirtió en la opción clara. "Al evaluar soluciones, Polycam nos impresionó por la calidad de sus escaneos, la velocidad de procesamiento y su experiencia de usuario intuitiva", recuerda DiNardo. Lo más importante es que Polycam proporcionó la base de datos crucial que SegTax requería. "Poder exportar mediciones detalladas y datos de activos directamente desde Polycam a nuestro software fue, sinceramente, el factor principal para elegirlos". A diferencia de otras soluciones con precios prohibitivos por escaneo o por área, el modelo de suscripción de Polycam se alineó perfectamente con el enfoque escalable de SegTax. Desde sus inicios, SegTax integró Polycam en su flujo de trabajo principal.
Optimización de estudios con escaneos LiDAR y datos inteligentes
SegTax utiliza el Modo Espacio de Polycam en iPhones equipados con LiDAR para realizar todos los escaneos interiores de las propiedades. En aproximadamente una o dos horas —una reducción del 75% del tiempo en el lugar en comparación con los métodos tradicionales— capturan un modelo 3D y un plano de planta detallados y dimensionalmente precisos, eliminando por completo la necesidad de realizar mediciones y tomar notas manualmente.
Las verdaderas ganancias en eficiencia ocurren después del escaneo. SegTax exporta datos completos directamente desde los Informes espaciales de Polycam: superficies en pies cuadrados, medidas lineales para elementos como armarios, dimensiones de ventanas e identificación automática de activos como electrodomésticos. "Polycam proporciona un excelente resultado de las mediciones", afirma DiNardo, "...vital para que podamos introducir eso en nuestro software y automatizar gran parte del proceso de segregación de costos". "Con Polycam", añade, "puedes volver literalmente a tu escritorio y tener toda la propiedad al alcance de tu mano: un registro digital completo".
Aunque el software de SegTax automatiza gran parte del procesamiento y análisis de datos, un experto realiza un paso de revisión crucial comparando el escaneo visual de Polycam con los datos exportados. Esto les permite identificar con precisión materiales específicos —distinguiendo, por ejemplo, entre alfombras estándar y suelos de vinilo—, asegurando una clasificación correcta para los cálculos de depreciación. Esta supervisión humana garantiza la precisión, mejorada por los detalles visuales de Polycam, un paso que SegTax planea optimizar aún más con aprendizaje automático.
Entregando un valor medible
Al integrar Polycam y automatizar gran parte del trabajo, SegTax reduce drásticamente el esfuerzo manual, lo que les permite ofrecer estudios a aproximadamente un tercio del costo de los proveedores tradicionales. Esto hace que los beneficios de la segregación de costos sean accesibles para una gama mucho más amplia de propietarios. Además, eliminar la necesidad de viajes costosos y lentos para la recopilación de datos primarios permite a SegTax atender a clientes de todo el país de manera eficiente.
La precisión y la documentación experimentan una mejora significativa. "Los métodos tradicionales tienen un componente de error humano incorporado", dice DiNardo. "Polycam ayuda a eliminar gran parte de eso, asegurando que los datos que capturamos sean precisos desde el principio". El escaneo de Polycam sirve como un registro digital preciso de la propiedad en el momento del estudio. "Si alguna vez ocurriera una auditoría años después, tienes esta increíble documentación de Polycam que muestra la propiedad en el estado exacto en que se encontraba durante el estudio", explica DiNardo, minimizando la ambigüedad y proporcionando un respaldo sólido.
Los clientes reciben resultados más rápidos a través de un proceso menos intrusivo, disfrutan de importantes ahorros de costos y obtienen tranquilidad gracias a la documentación digital de alta fidelidad.
Visión de futuro: más allá de la segregación de costos
SegTax está bien encaminado para lograr una automatización del 80-90% en la mayoría de los estudios, con el objetivo de alcanzar un tiempo total de generación de informes de solo 3-5 horas, en comparación con las 30-50 horas habituales tradicionalmente. Polycam sigue siendo fundamental para esta visión, especialmente con la futura integración de IA para tareas como la identificación de materiales.
DiNardo ve que el potencial se extiende aún más. "Vemos la segregación de costos como nuestro punto de entrada. La forma en que aprovechamos los datos LiDAR de Polycam abre puertas para aplicar un enfoque automatizado similar a otras estrategias fiscales inmobiliarias y, potencialmente, servir a mercados completamente nuevos".
SegTax ejemplifica cómo las startups innovadoras pueden aprovechar herramientas accesibles y potentes como Polycam para modernizar industrias establecidas. Al automatizar procesos tediosos, potencian a los expertos, ofrecen un valor excepcional y redefinen la eficiencia en los servicios fiscales inmobiliarios.